Az XML dokumentumok lényegében szöveges dokumentumok, amelyek adatokat és jelöléseket tartalmaznak. Az adat lehet szöveg vagy szám is. A jelölés címkéket (tag-eket) jelent, amelyek struktúrát és szemantikai információkat adnak a szöveghez. Az XML feldolgozó szoftver elvárja az alapvető szabályok betartását, amelyek megkülönböztetik az adatokat a jelöléstől. Aki ismeri a HTML-t, annak az XML igen ismerős lesz, mivel hasonló jelölési rendszert használ.

Minden XML dokumentumnak meg kell felelnie bizonyos szabályoknak. Ezeket a szabályokat a World Wide Web Consortium (W3C) fejlesztette ki, amely a WWW (beleértve a HTML, CSS és az XML) webes szabványait fejlesztő szervezetek közössége. Az XML dokumentumokra vonatkozó szabályokat az XML leírása tartalmazza (https://www.w3.org/XML/). Az XML feldolgozó szoftver olyan dokumentumokat vár el, amelyek követik ezen szabályokat és akármilyen eltérés elemzési vagy szintaktikai hibát jelent.

A W3Schools öt kulcsfontosságú szabályt határoz meg az XML szintaxisára vonatkozóan. Amely dokumentumok megfelelnek ezeknek a szabályoknak, jól formáltnak tekinthetők:

1. Az XML dokumentumoknak rendelkezniük kell gyökérelemmel.
2. Az XML elemeknek záró címkével kell rendelkezniük.
3. Az XML címkék kis- és nagybetű érzékenyek.
4. Az XML elemeknek megfelelő módon kell beágyazódniuk.
5. Az XML attribútumoknak értékekkel kell rendelkezniük.

Az érvényes (valid) XML azonban további korlátozásokat tartalmaz. Azontúl, hogy egy érvényes XML dokumentum jól formált, még meg kell felelnie a DTD (Document Type Definition) által előírt szabályoknak is. Az XML szintaxisát értelmező szintaktikai elemzőszoftver ellenőrzi, hogy a dokumentumok megfelelnek-e a jólformáltság szabályainak; ha a dokumentum DTD-t vagy sémát alkalmaz, a szintaktikai elemző azt is ellenőrzi, hogy a dokumentum betartja-e a további korlátozásokat, amelyek tartalmazzák az elem és attribútum nevét, felhasználásának lehetséges helyét és gyakoriságát.